Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Conceptreferentieplan’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Bepaal bewaartermijn passend bij het doel’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Eerst doel en toegestane benadering bespreken’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Een andere praktijkonderbouwing gebruiken’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke referent, gegevens en verwerking zijn passend?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Brede aanvraag komt uit op 3 personen. Bij afgebakende aanvraag staat 1 personen. Het verschil bedraagt 2 personen in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Bepaal bewaartermijn passend bij het doel» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Brede aanvraag», en wie kan uitleggen waarom bij «Afgebakende aanvraag» een waarde van 1 personen wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Conceptreferentieplan. Noteer bij Dossierafspraak wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Omschrijf de relevante taak’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Dossierafspraak’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Geef beide gesprekspartners ruimte om hun eigen verwachtingen te toetsen. Het gaat om zelfstandig ondernemerschap. Bij de vraag ‘Bepaal bewaartermijn passend bij het doel’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een referentievraag raakt de huidige werkgever. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Conceptreferentieplan’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over bepaal bewaartermijn passend bij het doel zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor recruiter en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
